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Software de gestión de contratos

Enhorabuena, lo has conseguido. Tienes una empresa, tienes un producto y los comerciales consiguen colocarlo. Parece que todo va bien y que el futuro es prometedor, pero a riesgo de ejercer de abogado del diablo, ¿que ocurre si alguien del equipo de ventas se marcha?, ¿que ocurre si el encargado del cliente pide una excedencia?, ¿que ocurre si no tienes preparado un sistema de control de acuerdos?

A priori no debería de ocurrir nada, en teoría el contrato está cerrado y se sabe que se ha de facturar y producir, pero todos sabemos que la tostada siempre cae por el lado de la mantequilla. Imagínate ahora que tienes dos mil clientes con otros tantos acuerdos sobre formas de pago, formas de entrega, descuentos, rappels y especificaciones. ¿Ahora estás seguro que lo tienes todo controlado?, ¿Estás convencido de que tienes controlado todos y cada uno de los acuerdos?

Yo he tenido que vivir esta experiencia, un cliente que reclama unas condiciones que nadie sabe de dónde han salido. El responsable del cliente se marchó de la empresa hace seis meses y lo único que se ha podido rescatar es un borrador del contrato que no parece encajar con lo que el cliente nos demanda.

No hay rastro de la evolución del acuerdo para llegar a lo que nos reclaman, y no teníamos ni la más remota idea de quién dio el visto bueno para firmarlo. Nadie, absolutamente nadie guarda recuerdo alguno del proceso de venta, lo más uno que pasaba por ahí que decía que le sonaba pero que estaba demasiado liado como para preguntar. Al final, acabamos aceptando las condiciones que el cliente tenia firmadas por alguien que ya no estaba en la empresa y que aparentemente, nosotros estábamos de acuerdo.

La gestión de contratos, con sus acuerdos y condiciones, son documentos que se han de guardar, no solo la versión final, sino todos los drafts y modificaciones -con comentarios incluidos- para evitar situaciones como esta. Además es necesario por si cambiamos alguna de nuestras políticas, para que no entren en conflicto con lo ya firmado y podamos renegociar a tiempo y que no nos demanden por incumplimiento de contratos.

Como todo, o casi todo, existen soluciones tecnológicas que nos permiten estar preparados para gestionar este tipo de documentación, unos son más genéricos como podía ser el Lotus Notes en su época o ahora, con la amplia variedad de software de gestión de contratos, soluciones más específicas y que se integran en los ERPs de la empresa.

Quizás no estés en ese volumen para tener este concepto en mente e invertir en tecnología para tenerlo controlado, pero aún así, es mejor diseñar un sistema, aunque sea manual, para evitar este tipo de sustos.

Película: The Contract

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Imagen de Jose 	Salgado

Con formación en psicología y con un Máster en dirección de empresas, la curiosidad y las ganas de aprender han sido el motor de mi carrera profesional. Por este motivo he participado en proyectos de todo ámbito, ISPs, Comercio electrónico, Plataformas de e-learning, Comunidades de práctica y Redes sociales profesionales. Todo este historial profesional me ha llevado a tener una visión global de la empresa y una perspectiva orientada a negocio, donde el cliente se sitúa en el centro de todas las operaciones de marketing, ventas, tecnología y de gestión de recursos humanos.